Mit einer stetigen und zielgruppengerechten externen Kommunikation erhöhen Sie die Bekanntheit des Projekts und fördern mit einer positiven Diskussion die Meinungsbildung in der Bevölkerung. Wird aufgrund der Informiertheit und einer positiven Meinungsbildung das Konzept breit getragen, erhöht dies die Wahrscheinlichkeit der politischen Zustimmung im Gemeinderat. Informieren Sie deshalb die Öffentlichkeit regelmässig, insbesondere dann, wenn etwas Neues im Projekt geschehen wird. Werden hingegen zu oft die gleichen Inhalte verbreitet, kann der Eindruck entstehen, dass das Projekt nicht vorankommt.
Weisen Sie im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit regelmässig darauf hin, dass die Konzeptentwicklung beteiligungsorientiert ist, und benennen Sie die mitwirkenden Personen und Personengruppen (z. B. Kinder, Jugendliche, Vertreter:innen von Angeboten und aus der Verwaltung usw.).
Beachten Sie die Vielfältigkeit der Bevölkerung: Nicht alle Personen haben den gleichen Zugang zu Informationen (z. B. fehlende Sprachkenntnisse, kein Zugang zum Internet usw.). Überprüfen Sie deshalb, ob die Kommunikationswege und -formen zielgruppengerecht sind und die Informationen alle gewünschten Personengruppen erreichen. Berücksichtigen Sie gegebenenfalls Kommunikationsmöglichkeiten, die ausserhalb der üblichen Wege wie E-Mail oder Gemeindeblatt liegen, beispielsweise soziale Medien, Plakate oder Informationsweitergabe über Schlüsselpersonen und bestehende Netzwerke.
Gestalten Sie die Kommunikation gegen aussen wenn möglich immer im Corporate Design der Gemeinde (Logo, Schriftart usw.)
Es braucht eine regelmässige Informationsweitergabe seitens Projektleitung zum Stand der Arbeiten an das zuständige Gemeinderatsmitglied. Dadurch kann diese Person das Projekt besser vertreten (z. B. im Gemeinderat, gegenüber Verwaltung oder Öffentlichkeit).
Es ist notwendig, dass nebst dem zuständigen Gemeinderatsmitglied auch der gesamte Gemeinderat regelmässig zum Projekt auf dem Laufenden gehalten wird, zum Beispiel mittels eines kurzen Statusberichts alle drei bis sechs Monate. Besonders wichtig ist dies ab ungefähr einem halben Jahr vor der geplanten Verabschiedung des Konzeptentwurfs im Gemeinderat (vgl. Arbeitsschritt 4 Politische Verabschiedung). Planen Sie mit dem zuständigen Gemeinderatsmitglied und allenfalls mit Ihrer vorgesetzten Person, wie der Informationsfluss in den Gemeinderat sichergestellt werden kann. Denn die politischen Akteur:innen sollten die Möglichkeit haben, sich aktiv in den Prozess einzubringen und sich gegenüber den Einwohner:innen über das Projekt informiert zeigen zu können.